Guide d'utilisation Zimbra
Bienvenue dans votre guide d'utilisation de Zimbra, une plateforme de messagerie d'entreprise et de collaboration qui combine emails, calendriers, contacts et tâches dans un seul espace de travail sécurisé et centralisé. Hébergé par Kabia, Zimbra vous permet de gérer efficacement vos communications tout en garantissant la confidentialité et la sécurité de vos données.
1. Introduction à Zimbra
Zimbra est une solution de messagerie d’entreprise tout-en-un qui vous permet de :
· Gérer vos emails professionnels.
· Organiser vos calendriers avec des événements et des réunions.
· Collaborer via des contacts et des tâches partagées.
· Partager des fichiers en toute sécurité.
· Synchroniser vos données sur différents appareils.
Avec Zimbra, vous pouvez accéder à toutes ces fonctionnalités via une interface intuitive, disponible sur le web, sur votre ordinateur ou sur mobile.
2. Accéder à Zimbra
Via le navigateur :
1. Ouvrez votre navigateur et rendez-vous sur : [lien spécifique de Kabia pour Zimbra].
2. Cliquez sur "Se connecter".
3. Utilisez vos identifiants de messagerie (fournis par votre administrateur) pour accéder à votre boîte mail et à vos autres outils.
Via l'application Zimbra Desktop :
1. Téléchargez et installez l’application Zimbra Desktop sur votre ordinateur.
· Télécharger pour PC/Mac/Linux : Téléchargez ici
2. Connectez-vous à votre compte avec vos identifiants pour accéder à vos emails et données hors ligne.
Via l'application mobile :
1. Pour accéder à Zimbra sur mobile, configurez votre compte dans l'application de messagerie native de votre appareil ou téléchargez une application tierce compatible.
· Pour iPhone : Utilisez l’application Mail avec les paramètres IMAP.
· Pour Android : Configurez l’application Email avec les paramètres fournis par votre administrateur.
3. Interface de Zimbra
A. La boîte de réception
La boîte de réception de Zimbra est l'outil principal pour consulter et gérer vos emails. Vous pouvez :
· Lire, envoyer et répondre à des emails.
· Organiser vos messages avec des dossiers et des étiquettes.
· Filtrer et rechercher des emails spécifiques à l'aide de la barre de recherche.
B. Le calendrier
Le calendrier Zimbra vous permet de gérer vos événements et réunions :
· Ajouter un événement : Cliquez sur un créneau horaire dans le calendrier et remplissez les détails de l’événement.
· Partager votre calendrier avec vos collègues pour améliorer la collaboration et la planification.
· Créer des réunions récurrentes pour les rendez-vous réguliers.
C. Les contacts
Zimbra vous permet de stocker et de partager vos contacts professionnels :
· Créer un contact : Ajoutez manuellement des informations comme le nom, l’adresse e-mail, et le numéro de téléphone.
· Groupes de contacts : Organisez vos contacts en groupes pour faciliter la communication avec des équipes ou des départements spécifiques.
D. Les tâches
Avec l’outil Tâches de Zimbra, vous pouvez :
· Créer des tâches pour organiser votre charge de travail.
· Attribuer des priorités et des dates d’échéance aux tâches.
· Partager des listes de tâches avec vos collègues pour une meilleure gestion des projets.
4. Partage de fichiers et collaboration
Zimbra permet de partager des fichiers et des documents directement depuis votre boîte de réception :
· Joindre un fichier à un e-mail : Cliquez sur l'icône de trombone lors de la rédaction d’un e-mail pour joindre un document.
· Stocker et organiser les fichiers dans le "Briefcase" (la mallette Zimbra), où vous pouvez consulter et gérer tous vos fichiers stockés.
· Partager des fichiers avec d'autres utilisateurs de Zimbra via un lien ou directement dans un e-mail.
5. Synchronisation et mobilité
Zimbra offre une synchronisation fluide entre tous vos appareils :
· Synchronisation des emails, contacts et calendriers : Zimbra est compatible avec les protocoles IMAP, CalDAV, et CardDAV, vous permettant de synchroniser vos emails, calendriers et contacts sur votre ordinateur de bureau, tablette et mobile.
· Zimbra sur mobile : Accédez à vos emails et calendriers via l’application native de votre appareil, ou configurez votre compte Zimbra dans l’application de votre choix.
6. Notifications et Paramètres
A. Notifications
Configurez vos notifications pour recevoir des alertes importantes concernant vos emails, événements et tâches :
· Notifications de bureau : Activez ou désactivez les notifications de nouveaux emails ou événements dans vos Paramètres de compte.
· Notifications par email : Activez des notifications spécifiques pour recevoir des alertes sur vos appareils mobiles ou par e-mail.
B. Paramètres de sécurité
Zimbra vous offre plusieurs options pour renforcer la sécurité de vos communications :
· Mot de passe sécurisé : Changez votre mot de passe régulièrement dans les Paramètres de sécurité.
· Authentification à deux facteurs (2FA) : Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire en activant la 2FA pour protéger vos emails contre les accès non autorisés.
7. Hébergement sécurisé avec Kabia
En choisissant Zimbra hébergé par Kabia, vous bénéficiez d'une infrastructure 100% française, assurant une sécurité maximale pour vos données sensibles. Nos datacenters sont conçus pour respecter les normes de sécurité les plus strictes, garantissant la confidentialité et la disponibilité de vos emails, calendriers et fichiers partagés.
8. Support technique
En cas de problème ou si vous avez des questions sur l’utilisation de Zimbra hébergé par Kabia, notre support technique est disponible 24h/24 et 7j/7. Voici comment nous contacter :
· Via l'Extranet : Cliquez sur Accès Support dans le menu principal.
· Par e-mail : support@kabia.eu
· Par téléphone : 04 89 01 58 65
9. Guide avancé et ressources supplémentaires
Pour en savoir plus sur l’utilisation avancée de Zimbra, consultez le Guide complet de l'utilisateur Zimbra ou explorez la communauté Zimbra pour obtenir des astuces et tutoriels.
FAQ - Questions fréquentes
Q : Comment partager mon calendrier avec mes collègues ?
· Allez dans l’onglet Calendrier, sélectionnez Partager dans le menu des options, et choisissez les personnes avec qui partager le calendrier. Vous pouvez définir si elles peuvent voir, éditer ou ajouter des événements.
Q : Puis-je accéder à Zimbra hors ligne ?
· Oui, en utilisant l’application Zimbra Desktop, vous pouvez consulter et répondre à vos emails même lorsque vous êtes hors ligne. La synchronisation se fait dès que vous êtes à nouveau connecté à Internet.
Q : Comment récupérer un email supprimé ?
· Allez dans le dossier Éléments supprimés et sélectionnez l’email que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez également restaurer un email supprimé accidentellement en le déplaçant à nouveau dans votre boîte de réception.
